Hướng dẫn sử dụng word 2010 giáo trình toàn tập – Mẫu PowerPoint

Hướng dẫn sử dụng word 2010 giúp bạn có thể tự chỉnh sửa và soạn thảo văn bản một cách đơn giản nhất. Nếu bạn mới bắt đầu sử dụng word thì hãy đọc ngay bài viết sau đây.

1. Tạo văn bản mới

Tương tự như Word 2007, phím tắt để mở một tài liệu mới trong Word 2010 là Ctrl+N. Ngoài ra bạn có thể nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vào Blank document.

2. Mở một văn bản có sẵn

Để mời một văn bản có sẵn bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O.Bạn cũng có thể vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open.

3. Cách lưu văn bản trong word 2010

Để lưu văn bản bạn hãy nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+S ngoài ra bạn cũng có thể nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save. Nếu file tài liệu này trước đây chưa được lưu lần nào, bạn cần phải đặt tên cho file rỗi hẵng lưu.

Nếu bạn muốn lưu thành một file tài liệu khác bạn hãy nhấn F12 để lưu hoặc bạn nhấn vào Microsoft Office Button chọn Save As

Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn đã quen thuộc. Với File này bạn không thể mở trên word 2003. Để có thể mở trên bản word 2003 bạn hãy nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tìm mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.

Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ

Nếu chắng may máy tính của bạn bị treo hoặc tắt máy đột ngột thì thật khổ sở khi đã làm xong mà chưa kịp lưu. Để giải quyết vấn đề này bạn hãy bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save

4. Thao tác với chuột và bàn phím

Nếu bạn phải sử dụng thường xuyên trình soạn thảo word thì không thể bỏ qua các phím tắt trong word. Để tìm hiểu điều đó bạn hãy đọc ngay bài viết Hướng dẫn thao tác phím tắt trong word.

5. Định dạng văn bản

In đậm

Chọn đoạn text mà bạn muốn in đậm, đưa con trỏ chuột vào vùng chọn bôi đen những chữ cần bôi đậm và kích vào chữ B trên thanh công cụ để in đậm những chữ đó. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B

In nghiêng

Để thực hiện in nghiêng bạn thực hiện tương tự như in đậm, nhưng thay vì nhấn nút Bold thì bạn nhấn nút Italic (phím tắt Ctrl+I).

Gạch dưới đoạn text

Bạn nhấn Ctrl+U để gạch dưới đoạn text đang chọn và nhấn Ctrl+U lần nữa để bỏ gạch dưới.

Đổi màu chữ

Chọn đoạn text bạn muốn đổi màu, di chuyển con trỏ chuột vào chữ A và chọn màu mà bạn muốn đổi

Đổi kích cỡ chữ

Để tăng kích cỡ chữ bạn bôi đen vùng chữ cần thay đổi kích thước và nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>). Để giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+<).

6. Căn lề văn bản

Đầu tiên bạn đổi đơn vị đo trong word sang centimet hoặc milimet để có thể phù hợp với các kích thước bản in của máy in. Tiếp theo bạn vào Page Layout > chọn Margins > chọn Custom Margins

Trong căn chỉnh lề bạn cần chú ý 4 kích thước sau:

TOP là Lề bên trên

LEFT là Lề bên trái

BOTTOM là Lề bên dưới

RIGHT là Lề bên phải

Để căn chỉnh lề bạn cần thao các những bước sau đây. Để dễ hiểu tôi sẽ thiết lập với kích thước khổ giấy A4 kích thước 210mm x 297mm

Căn lề trên: Cách mép trên của giấy từ 20mm-25mm

Căn lề dưới: Cách mép dưới của giấy từ 20mm-25mm

Căn lề trái: Cách mép trái giấy từ 30mm-35mm

Căn lề phải: Cách mép phải giấy từ 15mm-20mm

Nhập các thông số căn lề như bạn muốn vào các ô tương ứng:

Khi thực hiện căn lề các bạn phải căn khổ giấy là khổ A4 kích thước 210mm x 297mm

7. Cách đánh số đầu dòng trong word 2010

Để viết chỉ số trên hoặc chỉ số dướn bạn Chọn đoạn text cần định dạng. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định dạng chỉ số trên, hoặc nhấn nút Subscript (phím tắt Ctrl+=) để định dạng chỉ số dưới.

8. Căn chỉnh văn bản

Bạn chọn đoạn văn bản bạn muốn căn chỉnh Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để canh lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và phải) và nhấn nút Justify để canh đều hai bên.

Căn chỉnh nhiều chế độ trên cùng 1 dòng

Bước 1: Chuyển chế độ xem văn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nút Print Layout hoặc Web Layout).

Bước 2: Nhấn chuột vào dòng mới và thực hiện như sau:

• Chèn đoạn text căn trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột và gõ đoạn text.
• Chèn đoạn text căn giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa dòng cho đến vị trí cần gõ text. Nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.
• Chèn đoạn text căn phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho đến vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text.

Thay đổi các căn chỉnh theo chiều dọc đoạn text

Bước 1: Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải.

Bước 2: Trong hộp thọai Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tìm mục Vertical alignment, bạn chọn một loại căn chỉnh (Top, Center, Justified, Bottom).

Bước 3: Tại mục Apply to, bạn chọn phạm vi áp dụng là Whole document (toàn văn bản), This section (vùng hiện tại), hay This point forward (kể từ đấy trở về sau). Xong nhấn OK để đóng hộp thoại.

Căn giữa lề trên và lề dưới

Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn căn giữa so với lề trên và lề dưới.

Bước 2: Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải.

Bước 3: Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tìm mục Vertical alignment, bạn chọn Center.

Bước 4: Tìm mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.

10. Định dạng cột, Tab, Numbering

Định dạng cột

Cách 1: Gõ văn bản trước, chia cột sau

Bước 1: Bạn nhập văn bản một cách bình thường, hết đoạn nào thì nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đã gõ hết nội dung văn bản, bạn hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một khoảng trắng.

Bước 2: Bôi đen khối nội dung cần chọn, tại thẻ Page Layput, nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định.

Nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoại

Presets: Các mẫu chia cột

One -Two -Three: Các cột có độ rộng bằng nhau

Left -Right: Các cột có độ rộng khác nhau

Number of Columns: Số cột (nếu muốn số cột chữ>3)

Line Between: Đường kẻ giữa các cột

Width and Spacing: Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách

Equal column width: Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu nhắp chọn vào ô vuông phía trước

Cách 2: Chia cột trước, gõ văn bản sau (dùng trong trường hợp toàn bộ văn bản được chia theo dạng cột báo).

Tại thẻ Page Layput, nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định -Nhập văn bản vào.

Tại thẻ Page Layput, nhóm Page Setup bạn chọn Breaks, Column Break: để ngắt cột khi bạn muốn sang các cột còn lại.

Cài đặt điểm dừng tab

Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc.

Bạn có thể nhanh chóng chọn tab bằng cách lần lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đó nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi bạn muốn đặt tab.

Tùy từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng một trong các loại tab sau:

• Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi bạn nhập.
• Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn text. Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi bạn nhập.
• Tab phải: Nằm ở bên phải cuối đoạn text. Khi bạn nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt
• Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phần sẽ nằm trên cùng một vị trí.
• Bar Tab: Loại tab này không định vị trí cho text. Né sẽ chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt

Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 5”

Tab stop position: Gõ tọa độ điểm dừng Tab

Alignment: Chọn một loại tab là Left – Center – Right – Decimal – Bar (loại tab chỉ có tác dụng tạo một đuờng kẻ dọc ở một tọa độ đã định)

Leader chọn cách thể hiện tab

• 1 None Tab tạo ra khoảng trắng
• 2-3-4 Tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền nét

Các nút lệnh:

• Set : Đặt điểm dừng tab, tọa độ đã gõ được đưa vào danh sách
• Clear : Xóa tọa độ đã chọn
• Clear all : Xóa tất cả tọa độ điểm dừng tab đã đặt

Numbering

Số thứ tự tự động cho phép bạn định dạng và tổ chức văn bản với các số, các bullet (dấu chấm tròn).

Bulleted and Numbered

Các danh sách Bullet có các dấu chấn tròn, danh sách các Number có các số và danh sách các Ountline là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách.

Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn:

• Lựa chọn văn bản bạn muốn để tạo một thứ tự tự động
• Trong nhóm Paragraph trên tab Home, kích vào nút danh sách Bulleted hoặc Numbered

Để tạo một thứ tự tự động mới:

• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn thứ tự tự động
• Chọn nút danh sách Bulleted hoặc Numbered
• Rồi nhập nội dung bình thường

Số thứ tự tự động lồng

Số thứ tự tự động lồng là danh sách có một vài cấp độ. Để tạo một thứ tự tự động lồng:

• Tạo thứ tự tự động của bạn theo sự hướng dẫn phía trên
• Chọn nút Increase Indent hay Decrease Indent

Định dạng danh sách thứ tự tự động

Hình ảnh chấm tròn và số có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets hoặc Numbering.

• Lựa chọn toàn bộ thứ tự tự động để thay đổi tất cả các dấu chấm tròn hay số, hoặc đặt con trỏ lên một dòng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet
• Chọn phải chuột
• Chọn vào mũi tên bên cạnh danh sách Bulleter hay Numbered và chọn một Bullet hay Numbering khác.

11. Drop Cap

Tạo chữ nhấn mạnh gọi là Drop Cap. Đó là chữ cái đầu câu được phóng to và thả xuống. Kiểu trình bày văn bản này có tính mỹ thuật cao. Nhấp chuột lên tab Insert trên thanh Ribbon và chọn lệnh Drop Cap trong nhóm Text. Khi bạn nhấn lên nút lệnh Drop Cap, một menu xổ xuống xuất hiện. Bạn nhấn lên dòng Dropped lập tức mẫu tự đầu tiên của dòng đầu tiên trên văn bản sẽ được nhấn mạnh.

12. Watermark (nền bảo vệ văn bản)

Một hình mờ là một ảnh trong suốt mà xuất hiện ngay sau văn bản. Để chèn một hình mờ bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

• Chọn tab Page Layout trên vùng Ribbon
• Chọn nút Watermark trong nhóm Page Background
• Kích chọn Watermark bạn muốn hoặc Chọn Custom Watermark và tạo một hình mờ riêng
• Để bỏ một hình mờ, thực hiện các bước như trên nhưng chọn Remove

13. Tạo tiêu đề trên và dưới (Header and Footer) cho văn bản

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer.

Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho bạn chọn. Kế đến bạn nhập nội dung cho Header hay Footer đó. Nhập xong nhấn đúp chuột vào vòng nội dung của trang, lập tức Header/ Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu.

Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Sau đó chọn lại một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hiện tại.

Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên

Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới mục Headers and footers. Nhấn OK.

Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ

Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different odd and even bên dưới mục Headers and footers. Nhấn OK.

Bây giờ bạn có thể chèn Header / Footer cho các trang chẵn trên một trang chẵn bất kỳ, chèn Header / Footer cho các trang lẻ trên một trang lẻ bất kỳ.

Thay đổi nội dung của Header / Footer

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer trong menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung của Header / Footer. Trong khi chỉnh sửa bạn có thể định dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc… cho tiêu đề Header / Footer bằng cách chọn chữ và sử dụng thanh công cụ Mini xuất hiện bên cạnh.

Xóa Header / Footer

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống.

14. Đánh số thứ tự cho trang văn bản

Chèn số trang vào văn bản

Số trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer tùy mục đích của bạn. Để thực hiện, bạn chọn thẻ Insert, tại nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number. Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2010 cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và bạn chỉ việc chọn một trong các mẫu này là xong.

Thay đổi dạng số trang

Bạn có thể thay đổi dạng số trang theo thích của mình mà định dạng chuẩn không có sẵn. Để thực hiện, bạn nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi bạn đã đặt số trang. Tại thẻ Design, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers.

Number format: Chọn dòng số thứ tự

Include Chapter Number: Số trang sẽ được kèm với số chương

Continue From Previous Section: Số trang nối tiếp với section trước đó

Start at : Số trang được bắt đầu từ số

Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, bạn hãy chọn một kiểu đánh số mình thích, sau đó nhấn OK.

Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu

Thường trang đầu tiên không được đánh số vì nó là trang bìa. Vì vậy bạn hãy thực hiện thêm bước sau để xóa hẳn số trang ở trang đầu tiên

• Nhấn chuột vào bất kỳ vùng nào của tài liệu
• Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào ô vuông góc dưới bên phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup
• Nhấn chuột vào thẻ Layout trong hộp thoại, bên dưới Headers and footers, bạn đánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page. Nhấn OK

15. Định dạng trang văn bản

Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang

Lề trang có thể được chỉnh sửa qua các bước sau:

• Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon
• Trên nhóm Page Setup, kích chọn Margins
• Chọn Default Margin, hoặc
• Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoại

Để thay đổi hướng, kích thước hay cột của trang:

• Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon
• Trong nhóm Page Setup, Chọn Orientation, Size hay Columns

Chọn kiểu thích hợp.

Chèn một trang bìa

Để chèn một trang bìa:

• Chọn tab Insert trên nhóm Ribbon
• Chọn nút Cover Page trên nhóm Pages.
• Chọn một kiểu trang bìa.

Chèn một trang trống

Để chèn một trang trống:

• Chọn tab Insert trên nhóm
• Chọn nút Blank Page trên nhóm Page.

15. Chèn các đối tượng

Chèn các kí tự đặc biệt

Các ký tự đặc biệt như hệ thống chấm câu, cách khoảng, hoặc các ký tự đồ họa mà không có sẵn trên bàn phím. Để chèn các ký hiệu và các ký tự đặc biệt:

• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn ký hiệu
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
• Chọn nút Symbol trên nhóm Symbols

Chèn ClipArt và hình ảnh

Word 2010 cho phép bạn chèn các minh họa và hình ảnh vào tài liệu. Để chèn các minh họa:

• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
• Chọn nút Clip Art
• Hộp thoại xuất hiện và bạn có thể tìm hình mẫu
• Chọn hình minh họa bạn muốn chèn

Chèn ảnh

Để chèn một hình ảnh:

• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
• Chọn nút Picture
• Duyệt qua hình ảnh bạn muốn chèn và chọn ảnh.
• Chọn Insert

Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ

Smart Art là tập hợp các loại đồ họa bạn có thể sử dụng để tổ chức thông tin trong tài liệu. Để chèn SmartArt:

• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn minh họa hay hình ảnh
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
• Chọn nút SmartArt
• Chọn vào SmartArt bạn muốn
• Chọn mũi tên phía bên trái để chèn văn bản hoặc gõ văn bản trong đồ họa.

Để hiệu chỉnh SmartArt, chọn Tab Design và các nhóm liên quan:

Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ

Tại thẻ Insert, nhóm Illustrator, bạn nhấn vào Chart

Xuất hiện cửa sổ chọn kiểu biểu đồ

Chọn một kiểu biểu đồ và nhập hoặc sửa nội dung bảng dữ liệu trực tiếp trên bảng dữ liệu Data Sheet của màn hình Excel.

Đóng chương trình Excel, biểu đồ lưu lại trên màn hình Word

Thay đổi lọai kiểu biểu đồ

Chọn biểu đồ, trên Tab Design chọn nhóm Type, Change Chart Type.

Hãy lựa chọn loại biểu đồ theo danh sách Chart type và chọn hình biểu đồ bên ô Chart sub-type. Chọn nút Set as default chart nếu muốn để kiểu biểu đồ đã chọn sẽ được dùng cho những loại vẽ biểu đồ

Nhấn nút OK để hoàn thành việc thay đổi kiểu biểu đồ

Chỉnh sửa nội dung hiển thị trên biểu đồ

Chọn biểu đồ chỉnh sửa, Tab Layout

Có thể chỉnh sửa nội dung trong nhóm Labels và nhóm Axes.

Labels:

• Chart title: Tên biểu đồ
• Axis title: Tiêu đề trục
• Legend: Chú giải
• Data Labels: Hiển thị dữ liệu và các nhãn giá trị
• Data Labels: Hiển thị dữ liệu và các nhãn giá trị

Axes:

• Axes: chỉnh sửa, hiển thị dữ liệu trên trục tọa độ
• Gridlines: Thay đổi đường kẻ mặt đáy biểu đồ

16. Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học

Công cụ toán học

• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn công thức toán học
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon
• Chọn nút Equation trên nhóm Symbols
• Chọn công thức toán học phù hợp hoặc Chọn Insert New Equation

Để chỉnh sửa công thức toán học: Kích chọn công thức và tab Design sẽ xuất hiện trên vùng Ribbon

17. Thao tác với bảng biểu

Tạo bảng

Để tạo một bảng bạn hãy:

• Đặt con trỏ vào trang nơi bạn muốn tạo bảng
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon.

Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables. Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 4 cách sau

• Đánh dấu số dòng và cột
• Chọn Insert Table và nhập số dòng và cột
• Chọn vào Draw Table, tạo bảng bằng cách kích và nhập số dòng và cột
• Chọn Quick Tables và chọn bảng.

Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng

Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng bạn làm theo các bước sau:

• Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng.

Trên tab Design, bạn có thể chọn:

• Table Style Options

• Draw Borders

Để định dạng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho phép bạn thực hiện:

• Xem Gridlines và Các thuộc tính (có trên nhóm Table).
• Chèn dòng và cột (có trên nhóm Row & Columns).
• Xóa bảng, Dòng và cột (nhóm Rows & Columns).
• Trộn hoặc tách các ô (nhóm Merge).
• Tăng và giảm kích thước ô (nhóm Cell Size).
• Căn lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nhóm Alignment).

Định dạng đường viền cho bảng

Tạo đường viền cho Tables ta làm các bước sau:

• Tô khối cả bảng và chọn Tables
• Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders

• Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK

Tô nền cho bảng

Phối hợp màu sắc để tạo nền cho Tables. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Chọn các ô cần tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn
• Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô đó .

Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại

Chuyển đổi từ Table sang Text:

• Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table
• Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text

• Hiển thị hộp thoại sau:

Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

• Paragrahp marks dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)
• Tabs có khoảng cách phím Tab
• Commas dấu phẩy
• Other : dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh

Nhấn OK

Chuyển đổi từ Text sang Table

• Chọn dữ liệu muốn chuyển đổi thành Table
• Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table

Hiển thị hộp thoại sau

Chọn tùy chọn thích hợp sau đ nhắp nút OK. Dùng các ký hi u để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

• Paragrahp marks : dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)
• Tabs : có khoảng cách phím Tab
• Commas : dấu phẩy
• Other : dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh

18. Tạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word

Chèn một ghi chú

Chọn đoạn text hoặc đối tượng bất kỳ bạn muốn ghi chú. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn nút New

Nhập vào ghi chú của bạn trong bong bảng hiển thị ở khung bên cạnh.

Xóa ghi chú

• Để xóa một ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi chú đó, chọn Delete
• Để xóa nhanh tất cả ghi chú trong word, nhấn chuột vào một ghi chú bất kỳ. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Delete và chọn Delete All Comments in

Thay đổi ghi chú

Nếu các ghi chú không hiển thị trong word, bạn nhấn nút Show Markup trong nhóm Tracking của thẻ Review, sau đó đánh dấu chọn. Nhấn chuột vào bên trong một bong bóng có ghi chú cần sửa sau đó sửa lại nội dung.

In word kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi

• Nhấn nút Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đó chọn Print. Hoặc bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+P
• Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Settings, Print và nhấn OK

Bảo vệ tài liệu Word

Bạn nhấp vào biểu tượng tab File phía trên gócc trái > chọn Info > Click Protect Document and Click Encrypt with Password > nhấp OK. Xác nhận lại password > nhấn OK.

Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào. Click OK

Từ giờ, mỗi khi mở file văn bản này, Word sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập password. Muốn hủy bỏ, bạn chỉ việc vào hộp thoại Encrypt Document để xóa password bảo vệ.

19. Tìm kiếm, thay thế

Tìm văn bản

Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm một từ hoặc cụm từ theo cách sau:

• Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F).

Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, bạn hãy nhập vào đoạn văn bản cần tìm

Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, bạn nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ cùng một lúc trong văn bản, bạn nhấn Find in, sau đó nhấn Main. Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC

Tìm và thay thế văn bản

Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).

• Ở mục Find what, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn tìm.
• Ở mục Replace with, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế.
• Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, bạn nhấn Find
• Để thay thế đoạn văn bản, bạn nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đoạn văn bản tiếp
• Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm được, bạn nhấn Replace

20. In tài liệu Word

Định dạng trang in

Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào cần đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn lại khổ giấy khác. Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở hộp thoại Page Setup

Chọn loại giấy – Tab Paper

Paper Size : chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height

Đặt lề cho trang in – Tab Margins

• Top : Lề đỉnh của trang in
• Bottom : Lề đáy của trang in
• Left : Lề trái của trang in
• Right : Lề phải của trang in

Nếu có dùng lệnh Mirror Margins để làm sách (tạo tính đối xứng giữa các trang) thì lệnh left và right sẽ trở thành Inside và Outside

• Gutter : Khoảng cách dòng để đóng gáy sách
• From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer
• Orientation: chọn hướng in
• Portrait: Giấy dọc
• Landscape: Giấy ngang
• Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu lệnh này có dùng, giấy sẽ được phân biệt là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách.

In tài liệu

Tab File, chọn Print

• Copies: chọn số bản in
• Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Nếu máy in đang sử dụng không có tên trong danh sách này (nghĩa là nó chưa được khai báo) thì phải thực hiện các bước sau: Nhấn Start, chọn Settings và nhấn Printers > Nhấn đúp vào biểu tượng Add Printer > Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard
• Pages: in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời rạt, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp

21.Tạo mục lục cho word 2010

Cách dễ nhất để tạo mục lục tự động là tận dụng các Heading Styles mà bạn muốn gộp chúng trong mục lục. Ví dụ : Có Heading 1, Heading 2, tùy theo nội dung của tài liệu. Khi bạn thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục tự động. Word cũng cập nhật số trang trong mục lục khi thông tin trong tài liệu được thêm hoặc xóa.

Đánh dấu mục lục

Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục tự động theo một trong hai cách sau: sử dụng các Heading được xây dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mục văn bản riêng.

Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn:

• Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading
• Chọn tab Home
• Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading 2,3 tùy mục đích của bạn )

• Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
• Nếu style bạn muốn không xuất hiện, Chọn Save Selection as New Quick Style

Để đánh dấu các mục:

• Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading
• Chọn tab References
• Chọn Add Text trong nhóm Table of Contents
• Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn

Tạo mục lục tự động

Để tạo mục lục tự động

• Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động
• Chọn Tab References

Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình

Cập nhập Table of contents

Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó. Bảng mục lục sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu. Chỉ cần thực hiện 2 bước sau: Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References và sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents.

Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang.

Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table. Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi.

Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau đó click Update Table.

Xóa mục lục tự động

Để xóa mục lục tự động:

• Chọn tab Referencs trên nhóm Ribbon
• Chọn Table of Contents
• Chọn Remove Table of contents.

22. Tạo trang bìa trong Word 2010

Thêm một trang bìa

Word 2010 cung cấp sẵn cho bạn một bộ sưu tập các trang bìa khá đẹp mắt. Các trang bìa luôn được chèn vào đầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí hiện tại của con trỏ trong tài liệu.

• Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover
• Trong menu xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn một kiểu trang bìa mình thích. Trang bìa đó sẽ được áp dụng vào tài liệu và bạn có thể sửa đổi nội dung các dòng chữ mặc định bằng dòng chữ mình thích.

Xóa trang bìa

Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page trong nhóm Pages, sau đó nhấn Remove Current Cover Page.

Trên đây là những hướng dẫn sử dụng word 2010 mà mình gửi đến các bạn. Hy vọng qua bài viết này của mình có thể giúp ích được cho các bạn.