HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

A.HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.

Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có ba loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.

Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.

Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ.

Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.

Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định.

Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.

Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.

Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.

Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn

Hệ thống thông tin trong quản lý là tập hợp các kênh thông tin gắn kết các thành tố trong cấu trúc của tập thể quản lý. Hệ thống thông tin trong quản lý phân ra thành hai luồng thông tin. Thông tin theo chiều dọc và thông tin theo chiều ngang.

1. Dòng thông tin theo chiều dọc

Dòng thông tin này bao gồm thông tin từ trên xuống và từ dưới lên

Thông tin từ trên xuống là thông tin từ nhà quản lý cấp cao hơn trong tổ chức đến nhà quản lý cấp thấp hơn và đến nhân viên. Dòng thông tin này thực hiện chức năng chuyển tải những quyết định, chỉ dẫn và những quy định, chuẩn mực đánh giá nhân viên

Thông tin từ dưới lên là thông tin đi từ cấp thấp tới cấp cao trong tổ chức. Chức năng cơ bản của luồng thông tin này là người quản lý nhận được những thông tin về tình hình hoạt động, những vấn đề phát sinh trong việc thực hiện và tâm trạng của cấp dưới. Dòng thông tin này có thể là báo cáo thực hiện, kiến nghị và yêu cầu giúp đỡ,

2. Dòng Thông tin theo chiều ngang

Luồng thông tin này xuất hiện khi giao tiếp giữa các thành viên cùng một nhóm, giữa những người lãnh đạo hoặc giữa những cá nhân cùng cấp trong các cấp độ phân cấp quản lý. Cấu trúc của giao tiếp theo chiều ngang có quan hệ trực tiếp với quá trình sản xuất bên trong tổ chức. Quá trình này cho phép tiết kiệm thời gian và đảm bảo trật tự của hành động

Giao tiếp theo chiều ngang thường diễn ra hơn là theo chiều dọc. Một trong những nguyên nhân là mọi người thường dễ dàng và thoải mái khi nói chuyện với người cùng vị thế như mình.

Việc trao đổi thông tin ít khi bị méo mó hơn, bởi lẽ những người cùng cấp độ có quan điểm giống nhau hơn. Hơn nữa nội dung của những thông tin theo chiều ngang mang tính phối hợp trong khi đó những thông tin theo chiều dọc mang tính mệnh lệnh

B.VAI TRÒ, TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, các doanh nghiệp mọc lên ngày càng nhiều. Điều này đã tạo ra cho các doanh nghiệp những áp lực cạnh tranh cực kỳ lớn. Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn cần phải nắm bắt chính xác và kịp thời xu hướng, dòng chảy của xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu. Trong đó, hệ thống thông tin đóng một vai trò rất lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển và tạo được vị thế trên thị trường.

Vai trò, tác động của hệ thống thông tin

Có thể nói rằng, hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất. Vai trò của hệ thống thông tin được thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Về bên ngoài: Hệ thống thông tin có vai trò thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài, và đưa thông tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài. Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,…

Về mặt nội bộ: Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trò như một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra. Ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; tyhoong tin về bán hàng, doanh thu, tài chính…

Tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin có ba tác động chính đối với doanh nghiệp:

Hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp: Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá thành, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm được bán ra. Hơn nữa, hệ thống thông tin cũng giúp rút ngắn và liên kết khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp.

Hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp: Một hệ thống thông tin đầy đủ sẽ giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính… của doanh nghiệp, từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệu quả.

Hỗ trợ trong nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh: Hệ thống thông tin cho phép lưu trữ một khối lượng lớn thông tin cần thiết như thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chi phí,… giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và tiết kiệm thời gian.

Có thể nói, hệ thống thông tin chính là một công cụ đắc lực, là cánh tay phải giúp các danh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thương hiệu và vị thế cạnh tranh tối ưu trên thị trường không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các thị trường quốc tế. Chính vì thế, nó đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp.

Tổng hợp tài liệu tham khảo INTERNET.

VIỆN CÔNG NGHỆ QUẢN TRỊ Á CHÂU – TS. NGUYỄN VĂN HÙNG