Đơn giản hoá công việc cùng Microsoft Project

Microsoft Project là phần mềm về quản lý dự án quen thuộc và là công cụ không thể thiếu dành cho các Project Manager và đội nhóm dự án trong việc phát triển kế hoạch dự án, phân công nguồn lực cho dự án, hoạch định và theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách sử dụng công cụ hữu ích này nhé.

Tạo dự án

• Trong Project Home, chọn New blank project.
• Chọn Untitled project và đặt tên cho dự án của bạn.

Theo mặc định, bạn là Người quản lý dự án và hôm nay là Ngày bắt đầu dự án, nhưng bạn có thể thay đổi những điều này nếu cần.

Thêm và tóm tắt nhiệm vụ

• Chọn Add new task và nhập tên nhiệm vụ. Sau đó nhấn Enter.

• Nhập tên nhiệm vụ khác và nhấn lại Enter cho đến khi bạn có danh sách đầy đủ các tác vụ.
• Để thụt lề nhiệm vụ trong nhiệm vụ tóm tắt, hãy chọn ba dấu chấm dọc theo tên nhiệm vụ và chọn Make subtask. Lời khuyên:

+ Để chọn nhiều nhiệm vụ, hãy chọn một nhiệm vụ, nhấn và giữ Ctrl, rồi chọn một nhiệm vụ khác

+ Bạn cũng có thể chọn Promote subtask để di chuyển nhiệm vụ ra khỏi dưới nhiệm vụ tóm tắt.

Phân công nhiệm vụ

Để giao nhiệm vụ, dự án của bạn cần được liên kết với Nhóm Office 365. Nếu bạn là chủ sở hữu dự án, bạn có thể:

• Thêm dự án của bạn vào một nhóm bằng cách chọn Group members ở đầu dự án của bạn.
• Thêm hoặc xóa mọi người khỏi nhóm của dự án.

Để giao một nhiệm vụ:

• Trong cột Assigned, hãy chọn biểu tượng hình người.
• Chọn một thành viên trong nhóm từ danh sách hoặc nhập văn bản để tìm kiếm một thành viên.

Thêm thời lượng và cột

Thường dễ dàng nhất để bắt đầu xây dựng dự án của bạn với một khoảng thời gian.

• Trong cột Thời lượng (Duration) cho một nhiệm vụ, hãy nhập số ngày bạn nghĩ rằng nó sẽ mất để hoàn thành. Nếu bạn muốn sử dụng một đơn vị thời gian khác, hãy nhập một số cộng với từ giờ, tuần hoặc tháng.

Nếu bạn muốn nhiệm vụ của mình xuất hiện dưới dạng cột mốc hình kim trong Dự án cho web ở dạng xem Timeline, hãy nhập 0 days vào cột Duration.

• Nhấn Enter để chuyển đến trường Duration của tác vụ tiếp theo và tiếp tục nhập thời lượng.

Lưu ý: Bạn không thể nhập thời lượng cho các nhiệm vụ tóm tắt

Bạn có thể tiếp tục thêm các chi tiết khác vào dự án của mình bằng cách thêm các cột.

• Bên cạnh tiêu đề cột Duration, hãy chọn Add Column.

Xây dựng dự án của bạn

Sắp xếp các nhiệm vụ của bạn vào các nhóm:

• Ở đầu dự án của bạn, hãy chọn Board, chọn Group by Progress và chọn Bucket.

• Chọn Add bucket, nhập tên nhóm của bạn, sau đó nhấn Enter.
• Lặp lại điều này cho đến khi bạn có tất cả các nhóm bạn cần. Bạn cũng có thể đổi tên nhóm To-do mặc định.

• Kéo và thả các tác vụ vào nhóm mà chúng thuộc về.

Bạn cũng có thể xem và thay đổi nhiệm vụ nằm trong nhóm nào trong chế độ xem Grid bằng cách chọn Add column, sau đó chọn Bucket.

Thêm phụ thuộc

Sử dụng các phần phụ thuộc để liên kết các công việc với nhau trong lịch trình của bạn mà phải kết thúc hoặc bắt đầu sau hoặc trước một công việc khác. Các nhiệm vụ sẽ được kết nối trong Dòng thời gian của bạn, giúp bạn lập kế hoạch ngày cho dự án của mình.

• Ở đầu dự án của bạn, chọn Timeline.
• Để kết nối các tác vụ riêng lẻ với các phần phụ thuộc: Chọn một dấu chấm ở cuối thanh nhiệm vụ và kéo nó đến đầu thanh nhiệm vụ sau. Điều này chỉ ra rằng nhiệm vụ đầu tiên phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ thứ hai có thể bắt đầu.
• Để kết nối nhiều tác vụ với các phụ thuộc:

+ Chọn tác vụ đầu tiên và kéo chuột đến tác vụ cuối cùng mà bạn muốn kết nối.

+ Chọn các dấu chấm dọc bên cạnh bất kỳ tên nhiệm vụ nào và chọn Add dependency.

• Để xóa phần phụ thuộc, hãy chọn dấu chấm dọc bên cạnh tên nhiệm vụ và chọn Remove dependencies.

Thêm ngày kết thúc và ngày bắt đầu

Khi bạn xây dựng một dự án bằng cách sử dụng thời lượng và phụ thuộc, Project sẽ tự động tạo ngày bắt đầu và ngày kết thúc của bạn. Nếu bạn cần điều chỉnh những điều này:

• Mở chi tiết nhiệm vụ:

+ Trong dạng xem GridTimeline bằng cách chọn chữ “i” bên cạnh nhiệm vụ.

+ Trong dạng xem Boards bằng cách chọn tên nhiệm vụ.

• Nhập ngày mới của bạn vào hộp Bắt đầu và Kết thúc: Hãy nhớ lưu ý rằng thay đổi này ảnh hưởng như thế nào đến các tác vụ phụ thuộc vào tác vụ bạn đã thay đổi.

Thêm ghi chú

• Mở chi tiết nhiệm vụ, sau đó chọn Add a note.
• Nhập mô tả hoặc thông tin quan trọng cần nhớ về nhiệm vụ này.

Quản lý dự án

Theo dõi tiến độ:

• Trong dạng xem Board, chọn Group by và chọn Progress from the drop-down.
• Kéo một công việc từ Not started (Chưa bắt đầu) sang Đang tiến hành (In progress) hoặc Đang tiến hành (In progress) thành Đã hoàn thành (Completed).

Theo dõi theo phần trăm hoàn thành

• Trong dạng xem Timeline, chọn các chấm dọc bên cạnh tên nhiệm vụ và chọn Open details.
• Trong% Hoàn thành, hãy nhập một số đại diện cho số lượng công việc đã được hoàn thành cho nhiệm vụ này hoặc sử dụng các mũi tên để chuyển phần trăm lên hoặc xuống 25%. Khi bạn thay đổi tỷ lệ phần trăm:

+ Thanh nhiệm vụ sẽ chuyển sang màu xanh đậm cho số lượng nhiệm vụ bạn đã hoàn thành.

+ Nếu bạn đặt nhiệm vụ thành 100%, nhiệm vụ sẽ được đánh dấu là đã hoàn thành.

Đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành

• Trong bất kỳ dạng xem nào, hãy chọn vòng tròn trước tên nhiệm vụ.

Khi bạn đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn thành:

• Vòng tròn sẽ chuyển thành một dấu kiểm màu trắng trên một vòng tròn màu xanh lá cây.
• Tên nhiệm vụ sẽ bị gạch bỏ.
• Phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ sẽ thay đổi thành 100%.

Tìm hiểu thêm

Nhận trợ giúp về Project cho web:

• Ở trên cùng bên phải của cửa sổ, hãy chọn dấu chấm hỏi?.
• Chọn một bài viết hoặc chọn Search trợ giúp, nhập câu hỏi hoặc thuật ngữ và nhấn Enter.

Bài viết thuộc về: friend.com.vn