Cách tạo và đưa ra các bài thuyết trình PowerPoint tuyệt vời (trong 5 bước đơn giản)

Đề cập đến các thuật ngữ “public speaking” hoặc “presentation” và bạn có khả năng gợi lên phản ứng cảm xúc từ bất kỳ ai ở gần.

Phản ứng mạnh mẽ đó thường bắt nguồn từ những câu chuyện kinh dị cá nhân của chúng ta, như một sự lúng túng trong một bài thuyết trình cho một lớp học, hoặc một cuộc nói chuyện tại nơi làm việc đã thất bại.

Mặc dù vậy, đây là điều: mang đến một bài thuyết trình PowerPoint tuyệt vời là một kỹ năng và đó là điều mà bất cứ ai cũng có thể xây dựng và cải thiện.

Trở thành một diễn giả năng động hoặc người dẫn chương trình nổi tiếng không nhất thiết phải là mục tiêu bao quát của bạn, hoặc bạn có thể trở thành một diễn giả thành thạo và hiệu quả trong nhiều bối cảnh.

Bạn có thể tìm hiểu một quy trình chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có một bài thuyết trình tuyệt vời và trình bày như một chuyên gia.

Goal for your PowerPoint presentation — Bạn đã sẵn sàng để tìm hiểu cách tạo một bản trình bày tuyệt vời trong PowerPoint và trình bày nó như một chuyên gia chưa? (graphic source)

Việc mang đến các bài thuyết trình có thể cảm thấy quá sức. Thật khó để biết bắt đầu từ đâu, ngay cả khi bạn chọn sẵn thời gian. Đó là lý do tại sao tôi chia nhỏ nghệ thuật xây dựng bài thuyết trình thành các danh sách và các bước có thể hành động mà bạn có thể dễ dàng thực hiện trong hướng dẫn này.

Chúng tôi kết hợp các kỹ năng kỹ thuật trong Microsoft PowerPoint với các thực tiễn tốt nhất để trình bày thông tin. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một bộ các bước đơn giản để viết và tạo một bài thuyết trình thành công.

Thực hiện theo để tìm hiểu từng bước làm thế nào để tạo một bản trình bày tuyệt vời trong PowerPoint sẵn sàng trình bày cho khán giả háo hức.

1. Nội dung đến đầu tiên

Phần đầu tiên của việc viết một bản trình bày dựa trên PowerPoint thành công không liên quan gì đến PowerPoint; đó là tất cả về nội dung mà bạn sẽ đặt bên trong nó.

Bạn đang mắc sai lầm nếu bạn bắt đầu với việc xem xét thiết kế bản trình bày PowerPoint của bạn hoặc tạo hình động cho các trang trình bày của bạn ngay từ đầu. Thay vào đó, bạn nên ưu tiên viết nội dung cho bài thuyết trình của mình trước. Viết nội dung của bạn trước khi bạn mở PowerPoint.

Tóm lại, hãy ghi nhớ hai điểm đơn giản này khi bạn bắt đầu viết nội dung cho bài thuyết trình của mình:

Xấu – Bạn bắt đầu tạo bản trình bày PowerPoint bằng cách mở ứng dụng và chọn theme cũng như màu sắc yêu thích của bạn.
Tốt – Đặt mình vào vị trí của khán giả và quyết định những gì họ sẽ cảm nhận và biết khi kết thúc bài thuyết trình của bạn.

Tôi sử dụng một ứng dụng ghi chú đơn giản như Ghi chú cho Mac hoặc Evernote để giúp tôi sắp xếp suy nghĩ của mình. Tôi cũng được biết là ghi lại những ý tưởng nội dung của mình vào một chiếc khăn ăn dự phòng hoặc mặt sau của một cuốn sổ tay. Đối với bài tập này, lấy một tờ giấy và làm theo từng bước viết nội dung.

Hãy nhớ rằng: Vấn đề là chúng tôi quyết định những gì chúng tôi muốn nói trước khi chúng tôi bắt đầu nói điều đó trong PowerPoint.

Hãy chia nhỏ các bước chi tiết tôi sử dụng khi viết bài thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint:

Bước 1. Viết xuống mục tiêu của bài thuyết trình của bạn

Tôi đã phạm tội khi ném tất cả dữ liệu hoặc ý tưởng của mình vào tệp PowerPoint và xem nó trông như thế nào khi tôi hoàn thành.

Sự lang thang vô hướng này là một công thức chắc chắn cho các bài thuyết trình sẽ khiến khán giả của bạn chán nản và mất đi sự chú ý của họ. Đó là lý do tại sao nó rất quan trọng để đặt mục tiêu trình bày của bạn đầu tiên.

Dưới đây là một số ví dụ về thiết lập mục tiêu cho bài thuyết trình:

Để giáo dục khán giả về những phát triển mới nhất với ngôn ngữ lập trình Swift.
Để cập nhật nhóm của tôi về tiến độ của một dự án lớn tại công ty.
Để thuyết phục khán giả sử dụng sản phẩm của bạn để phát triển kinh doanh tự do của riêng họ.

Bạn có thể chia các loại bài thuyết trình chính này thành các loại khác, nhưng tôi thấy rằng đây là một cách đơn giản và hữu ích để bắt đầu đặt mục tiêu của bạn.

Outline Major points for your presenation — Trước khi bạn mở PowerPoint, hãy bắt đầu bằng cách viết ra (hoặc gõ) mục tiêu cho bản trình bày của bạn.

Trước khi bạn bắt đầu viết bài thuyết trình của mình, hoặc tập hợp tất cả dữ liệu và hình ảnh.

Thực hiện việc này: Viết mục tiêu cho bài thuyết trình của bạn trên một tờ giấy hoặc ứng dụng ghi chú lựa chọn. Đặt nó trước mặt bạn trong suốt quá trình viết nội dung, để bạn không bị mất mục tiêu cuối cùng cho bài thuyết trình của mình.

Bước 2. Xác định đối tượng của bạn

Bạn sẽ nói chuyện với ai, và họ đã biết gì về theme này?

Điều này có vẻ quá rõ ràng, nhưng nhiều người thuyết trình sử dụng cách tiếp cận một kích cỡ phù hợp với tất cả để chia sẻ thông tin. Thay vào đó, bạn phải điều chỉnh nội dung của mình cho người sẽ nghe nó và những gì họ biết về theme này trước đó.

Nếu tôi đang nói chuyện với một phòng gồm các nhà kinh tế học tiến sĩ, một bài thuyết trình về tương lai của blockchain sẽ khác so với khi tôi trình bày với một nhóm học sinh trung học. Điều chỉnh nội dung của bạn cho khán giả sẽ giúp họ tận dụng tối đa từ bài thuyết trình của bạn.

Thực hiện việc này: Mô tả đối tượng chính của bạn bên dưới mục tiêu bạn đã viết ở bước một. Viết ra mức độ quen thuộc của họ với theme này và bất cứ điều gì họ có thể có điểm chung.

Outline view — Sau khi bạn đã thiết lập mục tiêu, hãy thêm đối tượng mục tiêu vào kế hoạch trình bày của bạn.

Hãy xem xét tất cả những điều sau đây khi xác định đối tượng của bạn:

Họ biết gì về theme trước khi tham dự buổi thuyết trình của bạn?
Họ biết gì về bạn trong bài thuyết trình? Bài thuyết trình của bạn có thể bao gồm từ các đồng nghiệp hàng ngày của bạn, đến một nhóm người lạ hoàn chỉnh.
Quyết định những gì họ mong đợi cho bài thuyết trình là; họ đến để tìm giải pháp cho một vấn đề, học một cái gì đó mới hay để giải trí?

Tất cả những điều này nên được xem xét khi bạn viết nội dung. Bạn sẽ tiếp cận đối tượng của đồng nghiệp của mình khác với đối tượng không quen thuộc.

Tuyệt vời nhất, bạn có thể tạo nhiều phiên bản của bản trình bày nếu đối tượng của bạn thay đổi. Mỗi khi khán giả của bạn thay đổi, bạn có thể điều chỉnh bài thuyết trình cho phù hợp.

Tìm hiểu thêm về cách đặt nhu cầu khán giả của bạn lên hàng đầu, cũng như cách tạo một bản trình bày PowerPoint tuyệt vời đáng nhớ và thuyết phục:

Bước 3. Đặt điểm trình bày chính của bạn

Chúng tôi đã xác định mục tiêu của bài thuyết trình và xem xét đối tượng của chúng tôi. Bây giờ, đã đến lúc viết một đề cương trình bày phù hợp với cả hai điều này.

Tôi đã từng thổi bay ý tưởng viết một đề cương cho bài thuyết trình của mình. Tôi nghĩ rằng tôi có tất cả các ý tưởng và các điểm chính được xác định rõ ràng trong tâm trí của riêng tôi. Thật không may, đây là một cảm giác sai lầm rõ ràng; chúng tôi thiên vị để hiểu ý tưởng của chúng tôi tốt hơn nhiều so với bất kỳ ai khác.

Bên dưới đối tượng chúng tôi đã xác định, hãy bắt đầu viết ra các ý tưởng hỗ trợ chính cho bài thuyết trình của bạn. Mục tiêu cho bốn đến năm điểm chính sẽ là nền tảng của bài thuyết trình của bạn.

Envato Elements Unlimited Use PowerPoint presentation templates — Đặt các điểm chính là các gạch đầu dòng cho phác thảo của bạn – trong phần ghi chú của bạn, ứng dụng bạn chọn.

Nếu tôi đang viết một bài phát biểu thuyết phục chẳng hạn, thì mỗi điểm chính sẽ là những ý tưởng chính củng cố mục tiêu chung của tôi. Một lần nữa, mọi thứ bạn viết bám sát vào mục tiêu ban đầu.

Không có quy tắc để viết một đề cương, và không có lý do gì để coi thường quá trình này. Mục tiêu chỉ đơn giản là củng cố cấu trúc nội dung của chúng tôi và đưa ra lộ trình cho bài thuyết trình của chúng tôi, với mỗi ý tưởng chính là điểm nhấn của riêng chúng.

Bước 4. Xây dựng điểm hỗ trợ của bạn

Hãy tiếp tục làm việc trên phác thảo đó. Chúng tôi đã xác định các điểm chính, chính, nhưng đã đến lúc đi sâu hơn một cấp.

Đối với mỗi ý tưởng chính của chúng tôi, hãy thêm một mức độ chi tiết thứ hai. Đây là những điểm hỗ trợ cho từng ý tưởng chính, hoặc về cơ bản là cấp độ thứ hai của phác thảo của bạn.

Về cơ bản chúng tôi đã xây dựng một kim tự tháp nội dung bây giờ. Phần dưới cùng của kim tự tháp hướng dẫn toàn bộ bài thuyết trình là mục tiêu. Trên đầu nó là phác thảo, với các điểm hỗ trợ thúc đẩy mục tiêu.

Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tìm hiểu thêm về quy trình viết bài thuyết trình trong hướng dẫn hữu ích này:

Theo nhiều cách, công việc khó khăn đã kết thúc. Bây giờ chúng ta có tất cả các phần để xây dựng một bản trình bày PowerPoint tuyệt vời chỉ cần lắp ráp chúng.

2. Thêm nội dung của bạn

Tại thời điểm này, bạn nên có bốn mục chính được viết ra, sau đó chúng tôi sẵn sàng sử dụng chúng để bắt đầu trình bày cùng nhau. Những mục chính là:

Mục tiêu thuyết trình – Động lực của lý do tại sao bạn trình bày và những gì khán giả của bạn nên hiểu vào cuối.
Khán giả được xác định – Bạn đang trình bày với ai? Họ biết gì về bài thuyết trình này?
Đề cương – Lộ trình cho bài thuyết trình của bạn; các hướng dẫn giúp chúng ta đi đúng hướng khi thiết kế và thuyết trình.
Hỗ trợ – Các sự kiện, ý tưởng và dữ liệu riêng lẻ xây dựng trường hợp cho những gì bạn sẽ chia sẻ với khán giả của mình.

Với điều đó, giờ là lúc để chuyển sang PowerPoint và bắt đầu xây dựng bản trình bày của bạn. Hãy mở PowerPoint và bắt đầu làm việc.

Bước 1. Làm việc với Chế độ xem phác thảo của PowerPoint

Cho đến nay, chúng tôi đã xây dựng một phác thảo trên giấy hoặc trong một ứng dụng khác và PowerPoint thực sự cho phép bạn xây dựng một bản trình bày từ chế độ xem phác thảo. Tại thời điểm này, bạn có thể bắt đầu lấy phác thảo bạn đã viết ra giấy và tải nó vào bản trình bày PowerPoint của bạn.

Để chuyển sang chế độ xem phác thảo, hãy tìm tab View trên PowerPoint ribbon và bấm vào Outline View. Ở phía bên trái của cửa sổ, bạn có thể nhấp vào bên cạnh một trong các ô màu trắng để bắt đầu.

Để thêm một điểm chính mới, nhấn Enter. Khi bạn thêm một dấu đầu dòng mới vào chế độ xem phác thảo, PowerPoint sẽ cập nhật slide với các điểm.

Nhấn Control + Enter để thêm một mức điểm phác thảo thứ hai. Nhập các điểm phác thảo của bạn và PowerPoint sẽ điền vào các slide với dữ liệu của bạn.

Use PowerPoint speaker notes — Sử dụng chế độ xem phác thảo trong PowerPoint cho phép bạn xây dựng các slide PowerPoint của mình bằng cách sử dụng chế độ xem phác thảo trình bày truyền thống trong thanh bên.

Sử dụng phác thảo bạn đã viết trong nửa đầu của hướng dẫn này để xây dựng nội dung trên các slide PowerPoint của bạn. Tất nhiên, bạn sẽ muốn viết lại những gì trong bản phác thảo của bạn theo cách thân thiện với bản trình bày, chẳng hạn như giữ các gạch đầu dòng ngắn gọn và súc tích để thu hút sự chú ý của khán giả.

Bước 2. Sử dụng Mẹo ngắn cho mỗi Slide

Tôi nghĩ rằng tất cả chúng ta đã ngồi qua đủ các bài thuyết trình trong đó người nói thực sự đọc từng chữ một nội dung của bài thuyết trình.

Đây là cách nhanh nhất để mất sự chú ý của khán giả. Nếu tôi muốn đọc slide, tôi sẽ tự làm và bỏ qua việc nghe ai đó làm điều đó cho tôi.

Điểm Bullet không nên là câu đầy đủ, được lấy từ phác thảo của bạn. Chúng nên là bản tóm tắt các ý tưởng của bạn mà bạn sẽ giải thích trong khi nói.

Đặt kích thước phông chữ lớn để dễ đọc tối đa và câu ngắn cho khoảng chú ý của khán giả. Giữ cho các gạch đầu dòng của bạn súc tích giúp làm cho một bài thuyết trình PowerPoint tuyệt vời trở nên đáng nhớ hơn.

Bước 3. Đặt Bố cục trong PowerPoint để sử dụng

Bố cục là sự kết hợp được cài đặt sẵn của các yếu tố như hộp nội dung và trình giữ chỗ cho hình ảnh và phương tiện truyền thông. Có một số lựa chọn để làm việc và khi được sử dụng tốt, chúng có thể làm cho bản trình bày PowerPoint tốt trở nên tuyệt vời.

Để chọn bố cục, hãy tìm nút Layout trên tab Home của PowerPoint ribbon. Nhấp vào tùy chọn dropdown để chọn bố cục khác cho cách sắp xếp nội dung khác trên các slide của bạn.

Những bố cục này là những cách khác nhau để điều chỉnh nội dung của bạn. Bất kể nội dung nào bạn đã nhập trong chế độ xem phác thảo, việc thay đổi phác thảo sẽ giữ nguyên nội dung nhưng điều chỉnh nội dung đó theo cách sắp xếp mới.

Example of speaker notes in your own monitor view — Bố cục là sự kết hợp của các yếu tố trên slide PowerPoint.

Tùy thuộc vào theme bản trình bày PowerPoint bạn đang sử dụng, bạn nên chọn bố cục cung cấp cho bạn các yếu tố bạn muốn. Nếu tôi biết rằng slide của tôi sẽ bao gồm hình ảnh, tôi sẽ đảm bảo chọn bố cục với trình giữ chỗ hình ảnh.

Để tạo một bản trình bày PowerPoint tuyệt vời, hãy chọn bố cục slide tốt nhất phù hợp với nội dung của từng slide của bạn, cũng như dòng tổng thể của bản trình bày.

3. Xây dựng giao diện cho bản trình bày PowerPoint của bạn

Bạn sẽ tự tin hơn nhiều nếu bạn biết rằng theme bài thuyết trình của bạn trông rất tuyệt. PowerPoint có một số theme tích hợp là điểm khởi đầu tốt, nhưng có nhiều lựa chọn thay thế tốt hơn là duy nhất.

Bước 1. Làm việc với theme PowerPoint tùy chỉnh

Tài nguyên yêu thích của tôi ngay bây giờ cho các theme PowerPoint là Envato Elements. Đây thực sự là một bữa tiệc buffet tuyệt vời, đáng kinh ngạc cho tất cả các theme trình bày PowerPoint tuyệt vời. Đối với một mức phí cố định, bạn có quyền truy cập vào một thư viện tài sản sáng tạo khổng lồ:

Cách tạo và đưa ra các bài thuyết trình PowerPoint tuyệt vời (trong 5 bước đơn giản) — Envato Elements có các mẫu trình bày PowerPoint tuyệt vời.

Quyền truy cập đó hiện bao gồm hơn 400 mẫu PowerPoint mà bạn có thể sử dụng bao gồm trong cài đặt thương mại. Miễn là bạn là người đăng ký, bạn có thể tải xuống không giới hạn số lượng theme bản trình bày PowerPoint tuyệt vời cho bản trình bày lớn tiếp theo của mình.

Phần tốt nhất về các theme tùy chỉnh là chúng thường bao gồm các ý tưởng cho các trang trình bày của bạn. Chúng sẽ bao gồm các bố cục mà bạn có thể dễ dàng đặt nội dung của riêng mình vào.

Tôi hầu như luôn chuẩn bị một bài thuyết trình với thời hạn chặt chẽ. Tôi hầu như không có thời gian để xây dựng tất cả các hình minh họa, đồ họa và hình ảnh của riêng tôi từ đầu. Các yếu tố có đủ theme thuyết trình cho bất kỳ loại trình bày.

Bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu PowerPoint tuyệt vời để bán riêng lẻ trên Envato Market. Khám phá thêm các thiết kế trình bày xu hướng trong lựa chọn giám tuyển này:

Bước 2. Thay đổi theme và style cho bài thuyết trình của bạn

Để thay đổi theme PowerPoint của bạn, hãy điều hướng đến tab Design trên ribbon của PowerPoint. Nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn một trong các hình thu nhỏ để thay đổi theme PowerPoint của bạn thành theme tốt nhất cho bản trình bày của bạn.

Sử dụng các theme và thêm nội dung của bạn thực sự phù hợp với nhau. Khi bạn thay đổi theme của mình, bạn có thể cần phải làm lại nội dung để nó xuất hiện chính xác. Tìm hiểu thêm về cách làm việc với các mẫu Powerpoint chuyên nghiệp để trình bày:

4. Trực quan hóa vào bài thuyết trình của bạn

Trực quan hóa (visualization) là một cách tuyệt vời để phá vỡ sự đơn điệu của các gạch đầu dòng trong bản trình bày PowerPoint của bạn. Một biểu đồ được đặt tốt hoặc hình ảnh tuyệt đẹp có thể thu hút sự chú ý của khán giả hoặc cung cấp một đại diện trực quan về một sự kiện.

Xem các hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu về một số kỹ thuật trực quan chính trong PowerPoint và cách bạn có thể sử dụng chúng để tạo các bài thuyết trình Powerpoint tuyệt vời với tác động trực quan hơn:

Tôi thích thêm trực quan hóa vào gần cuối quá trình, một khi tôi đã chọn theme ảnh hưởng đến toàn bộ bài thuyết trình.

5. Chuẩn bị trong PowerPoint và sau đó trình bày

Cuối cùng cũng đến giờ chiếu; tất cả công sức của bạn để viết nội dung của bạn và đóng gói nó thành một bài thuyết trình hấp dẫn sắp được đền đáp.

Hãy xem cách chuẩn bị để trình bày tuyệt vời bằng PowerPoint. Đối với nhiều người trong chúng tôi, đây là giai đoạn đáng sợ nhất trong quy trình, nơi chúng tôi bước lên và giao hàng.

PowerPoint có một số tính năng tuyệt vời để giảm bớt sự lo lắng về bản trình bày của bạn. Sử dụng những trong khi chuẩn bị để nói.

Bước 1. Chuẩn bị ghi chú loa của bạn

Vì các trang trình bày của chúng tôi không chứa chính xác những gì chúng tôi sẽ nói trong khi trình bày, Speaker Notes là nơi hiển thị thông tin đó.

Ở dưới cùng của PowerPoint là nút Notes, bạn có thể nhấp vào để mở ghi chú loa. Đây là một nơi tuyệt vời để nhập và nắm bắt tín hiệu của bạn hoặc các điểm nói chính cho bài thuyết trình của bạn.

Tìm hiểu cách nhanh chóng thêm Speaker Notes vào bản trình bày PowerPoint của bạn:

Những ghi chú này xuất hiện ở đâu? Bạn sẽ thấy chúng ở chế độ trình bày (nhiều hơn trong một phút) hoặc nếu bạn in một bản sao của các slide ra. Dù bằng cách nào, tôi sử dụng những điều này để nhắc bài phát biểu của mình và ghi nhớ những điểm nói chuyện thiết yếu của tôi.

Bước 2. Làm việc với Chế độ xem của Người thuyết trình trong PowerPoint

Chế độ trình bày hoàn hảo cho những lúc bạn kết nối thiết bị của mình với màn hình ngoài. Những gì bạn nhìn thấy trên màn hình của chính bạn có thể khác với những gì khán giả của bạn nhìn thấy.

Để vào chế độ này, hãy chọn hộp User Presenter View trên tab Slide Show của PowerPoint ribbon. Khi bạn nhập chế độ xem trình chiếu (F5 là phím tắt), bạn sẽ nhập chế độ xem của người thuyết trình tùy chỉnh.

Bây giờ, khi bạn vào chế độ xem trình chiếu, bạn sẽ có một chế độ xem khác trên màn hình của riêng bạn, hoàn thành với các ghi chú loa bên dưới.

Nếu bạn có màn hình thứ hai, đây chắc chắn là cách tốt nhất để trình bày. Bạn sẽ giữ ghi chú của bạn trước mặt bạn và có một cái nhìn nhanh về slide tiếp theo trong bộ bài của bạn.

Tóm tắt và tiếp tục tìm hiểu thêm về cách trình bày PowerPoint tuyệt vời

Tôi dạy cho Envato Tuts + vì tôi thích giúp độc giả có được kỹ năng trong các lĩnh vực sẽ phát triển hơn nữa kỹ năng kinh doanh và nghề nghiệp của họ. Các bài thuyết trình ban đầu có vẻ quá sức, nhưng chúng thực sự chỉ là một bộ kỹ năng khác mà bạn có thể xây dựng với một chút nỗ lực và thời gian.

Những gì bạn đã học được trong hướng dẫn này là một điểm nhìn chằm chằm nền tảng tuyệt vời mà bạn xây dựng dựa trên. Đặt các bước này để sử dụng ngay hôm nay để chuẩn bị một bản trình bày chuyên nghiệp trong PowerPoint.

Đừng quên: Mục đích của bạn là tạo ra một bài thuyết trình PowerPoint tuyệt vời để đạt được mục tiêu của bạn và di chuyển đối tượng của bạn. Để biết thêm mẹo về cách sáng tạo với bản trình bày của bạn và thực sự truyền cảm hứng cho khán giả của bạn hành động, hãy đọc:

Ngoài ra, chúng tôi đã xây dựng thư viện PowerPoint và kỹ năng thuyết trình tại đây trên Envato Tuts+. Kiểm tra các hướng dẫn PowerPoint tuyệt vời hơn để tiếp tục học: