3 cách xuống dòng trong Excel không phải ai cũng biết

Tin học

Trong bài viết này, GhienCongNghe sẽ hướng dẫn cho bạn 3 cách xuống dòng trong Excel: sử dụng phím tắt để xuống nhiều dòng một lúc, sử dụng tính năng Find & Replace để thay thế dấu phẩy/chấm/chấm phẩy bằng dấu xuống dòng và công thức gộp văn bản trong các ô riêng lẻ.

Tue Nhan – 24-Th11-2020

Khi sử dụng Excel để lưu trữ và thao tác với các mục nhập văn bản, đôi lúc bạn muốn thêm ngắt dòng cho một phần văn bản cụ thể. Ví dụ điển hình cho việc viết xuống dòng trong Excel, đó là nhập nhãn thư tín hoặc một vài thông tin cá nhân thành từng hàng trong cùng một ô.

Trong phần lớn các ứng dụng Office, bạn có thể đơn giản thực hiện thao tác xuống dòng bằng cách ấn phím Enter. Tuy nhiên, khi bạn ấn phím Enter trong Microsoft Excel, con trỏ sẽ tự di chuyển sang ô tiếp theo chứ không xuống dòng. Vậy, làm cách nào để xuống dòng trong ô Excel? Hãy cùng GhienCongNghe theo dõi bài viết dưới đây.

Có thể bạn cần biết:

• Cách lặp lại tiêu đề trong Excel khi in
• Cách đánh số trang trong Word đơn giản trong 1 nốt nhạc

Mục Lục1. 1. Cách viết xuống dòng trong Excel đơn giản2. 2. Thêm ký tự để xuống dòng trong Excel2.1. 2.1. Bật tính năng Wrap text – Xuống dòng trong Excel2.2. 2.2. Xuống dòng nhiều lần để tăng khoảng cách giữa các dòng2.3. 2.3. Xuống dòng trong Excel cho các công thức3. 3. Thêm dấu ngắt dòng ở sau kí tự đặc biệt4. 4. Xuống dòng trong Excel bằng công thức

1. Cách viết xuống dòng trong Excel đơn giản

Cách nhanh nhất để thực hiện thao tác viết xuống dòng trong Excel, đó là sử dụng phím tắt:

• Windows – tổ hợp phím tắt xuống dòng: Alt + Enter.
• Mac – tổ hợp phím tắt xuống dòng: Control + Option + Return hoặc Control + Command + Return.

Đối với Excel 365 phiên bản dành cho Mac, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Option + Return. Phím Option trên Mac tương tự như phím Alt trên Windows, nên xét về tính năng nó cũng tương tự như tổ hợp phím Alt + Enter trên Windows. Nếu Option + Return không hoạt động, bạn có thể thử lại theo cách cũ như trên.

Để xuống dòng trong ô Excel bằng phím tắt, hãy làm theo hướng dẫn sau đây:

1. Nhấp đúp chuột vào ô bạn muốn ngắt dòng.
2. Nhập văn bản vào ô, nếu trong ô đã có sẵn văn bản, click để đặt con trỏ vào vị trí muốn ngắt dòng.
3. Trên Windows, nhấn giữ Alt và bấm phím Enter. Trên Mac, nhấn giữ Control + Option và bấm phím Return.
4. Nhấn Enter để hoàn tất.

Vậy là bạn đã thực hiện xong việc xuống dòng như hình minh họa bên dưới, nếu văn bản vẫn ở nguyên trên 1 hàng, hãy kiểm tra xem tính năng Wrap text đã được bật chưa nhé.

2. Thêm ký tự để xuống dòng trong Excel

Dưới đây, GhienCongNghe sẽ chia sẻ cho bạn một số mẹo giúp hạn chế các vấn đề phát sinh khi thực hiện thao tác xuống dòng Excel và làm rõ thêm một vài vấn đề liên quan đến cách sử dụng.

2.1. Bật tính năng Wrap text – Xuống dòng trong Excel

Để Excel tự động ngắt dòng đoạn văn bản dài trong ô, bạn phải bật tính năng Wrap text cho ô đó. Để bật tính năng này, hãy click nút Wrap Text ở tab Home, trong phần Alignment. Trong một vài trường hợp, bạn cần phải căn chỉnh chiều rộng của ô theo cách thủ công.

2.2. Xuống dòng nhiều lần để tăng khoảng cách giữa các dòng

Nếu bạn muốn tăng khoảng cách giữa các dòng lên 2 lần hoặc hơn, hãy nhấn tổ hợp phím Alt + Enter hai hoặc nhiều lần. Thao tác này sẽ giúp gia tăng khoảng cách giữa 2 dòng như hình minh họa.

2.3. Xuống dòng trong Excel cho các công thức

Đôi lúc, việc ngắt dòng cho một đoạn công thức dài lại có thể hữu ích trong việc hiểu rõ cách thức vận hành và phát hiện lỗi. Trong ô hoặc trong thanh công thức, đặt con trỏ nằm trước đối số muốn ngắt dòng sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + Enter. Nhấn Enter thêm lần nữa để hoàn tất.

3. Thêm dấu ngắt dòng ở sau kí tự đặc biệt

Trong trường hợp một bảng tính có những ô chứa nhiều thông tin khác nhau trong cùng một dòng (được phân tách bởi ký tự đặc biệt), việc tách dòng cho những loại bảng tính kiểu như thế này có thể mất đến hàng giờ. Thật may, có một mẹo giúp bạn tiết kiệm được kha khá thời gian, đó là thay thế các ký tự đặc biệt thành dấu ngắt dòng.

Hãy thực hiện theo ví dụ sau đây để thay thế dấu phẩy thành dấu ngắt dòng:

1. Chọn tất cả các dòng với dữ liệu cần tách dòng.
2. Nhấn Ctrl + H để mở tab Replace của hộp thoại Find and Replace. Hoặc click Find & Select > Replace ở tab Home trong phần Editing.
3. Trong hộp thoại Find and Replace, hãy làm theo các bước sau:
   • Trong trường Find what, nhập vào dấu phẩy và dấu cách (, ). Nếu văn bản được ngắt bởi dấu phẩy không có cách, chỉ cần nhập dấu phẩy (,).
   • Trong trường Replace with, nhấn tổ hợp phím Ctrl + J để chèn dấu ngắt dòng. Thao tác này sẽ thay thế dấu phẩy và dấu cách (, ) thành dấu ngắt dòng. Nếu bạn vẫn muốn giữ nguyên dấu phẩy ở cuối mỗi dòng, trong trường Replace with, nhập dấu phẩy sau đó bấm Ctrl + J.
   • Click nút Replace All.

   

Vậy là bạn đã hoàn thành thao tác xuống dòng Excel sử dụng tính năng Find and Replace! Hình minh họa kết quả bên dưới cho cả 2 trường hợp giữ/không giữ dấu phẩy cuối mỗi dòng.

Thay thế dấu phẩy và khoảng trắng cuối mỗi dòng bằng dấu ngắt dòng:

Thay thế dấu phẩy và khoảng trắng bằng dấu ngắt dòng, có giữ lại dấu phẩy cuối mỗi dòng:

4. Xuống dòng trong Excel bằng công thức

Chúng ta đã điểm qua 2 cách để viết xuống dòng trong Excel: Sử dụng tổ hợp phím và sử dụng tính năng Find and Replace để thêm dấu ngắt dòng hàng loạt. Trong trường hợp bạn đang thực hiện gộp dữ liệu từ một vài ô riêng lẻ và muốn tất cả những dữ liệu đó được gộp và xuống dòng trong cùng 1 ô, cách tốt nhất để thực hiện việc này đó là sử dụng công thức.

Trong Microsoft Excel, có một hàm đặc biệt để chèn các ký tự khác nhau trong ô – Hàm CHAR. Trên Windows, mã của ký tự ngắt dòng là 10, vậy nên chúng ta sẽ có được công thức sau CHAR(10) (chèn ký tự ngắt dòng vào ô).

Để gộp các giá trị từ các ô khác nhau vào một ô, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE hoặc dấu nối. Và hàm CHAR sẽ giúp bạn thêm ký tự ngắt dòng ở giữa các ô dữ liệu được gộp.

Công thức được tiến hành như sau:

ô số 1 & CHAR(10) & ô số 2 & CHAR(10) & ô số 3 &…

Hoặc

CONCATENATE(ô số 1, CHAR(10), ô số 2, CHAR(10), ô số 3, …)Trong hình minh họa bên dưới, chúng ta sẽ tiến hành gộp các đoạn văn bản trong ô A2, B2 và C2 vào cột D2 (có chèn ký tự xuống dòng) theo công thức như sau:=A2&CHAR(10)&B2&CHAR(10)&C2

=CONCATENATE(A2, CHAR(10), B2, CHAR(10), C2)

Đối với các phiên bản Excel Office 365, Excel 2019 và Excel 2019 cho Mac, bạn cũng có thể sử dụng hàm TEXTJOIN. Không giống các công thức được sử dụng ở trên, cú pháp của hàm TEXTJOIN cho phép bạn bao gồm một dấu phân tách để phân tách các giá trị văn bản, giúp dễ dàng tạo lập và rút gọn bớt công thức.

Sau đây là công thức chung:

TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, ô số 1, ô số 2, ô số 3, …)Đưa vào thực tế, ở hình minh họa bên dưới, ta có được công thức:=TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, A2:C2)Trong đó:

• CHAR(10) thêm ký tự ngắt dòng giữa những giá trị dữ liệu được gộp.
• TRUE giúp công thức bỏ qua những ô trống.
• A2:C2 là các ô được gộp.

Kết quả sau khi áp dụng công thức giống với hàm CONCATENATE đã trình bày ở trên:

Lưu ý:

• Đối với các ô có chứa nhiều dòng, hãy bật tính năng Text Wrap và căn chỉnh độ dài của ô nếu cần.
• Mã ký tự ngắt dòng sẽ tùy thuộc vào các nền tảng. Trên Windows, mã ngắt dòng là 10, vì vậy bạn có thể sử dụng CHAR(10). Trên Mac, mã này là số 13, nên bạn có thể sử dụng CHAR(13).

Trên đây GhienCongNghe đã trình bày cho bạn 3 cách viết xuống dòng trong Excel từ thủ công, tự động cho đến công thức gộp dữ liệu có xuống dòng.

Nếu thấy bài viết này hữu ích hãy để lại 1 like hoặc Share và comment bên dưới nếu bạn muốn chia sẻ kinh nghiệm với những bạn đọc khác. Cảm ơn bạn đã theo dõi!

Tham khảo Ablebits