Liệt kê các nhiệm vụ cần làm vào sổ tay là một cách được rất nhiều bạn sử dụng để ghi nhớ công việc của mình. Tuy nhiên với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hiện tại chỉ với một ứng dụng nhắc việc tiện lợi trên di động bạn có thể thay cho hàng loạt đồ dùng thủ công như bút viết, bút highlight, sổ, giấy nhớ,…

Bạn có thường sử dụng Google Keep không?

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ một số trải nghiệm thực tế của mình về các đặc điểm cũng như chức năng nổi bật của Google Keep – một trong những ứng dụng to-do hàng đầu. Hi vọng rằng điều này có thể giúp các bạn tìm thấy lựa chọn nhắc việc phù hợp nhất với nhu cầu của bản thân giữa hàng trăm phần mềm khác nhau.

Tương thích với mọi nền tảng: Android, iOS, Web

Google Keep hỗ trợ tất cả các thiết bị Android, iOS và có tích hợp sẵn trên trình duyệt web Google Chrome. Tất nhiên, bạn vẫn có thể tìm kiếm nó trên các trình duyệt web khác. Đặc điểm này của Keep thực sự vô cùng hữu ích với những người phải làm việc luân phiên với nhiều thiết bị đa dạng hệ sinh thái. Trường hợp bạn muốn sử dụng trực tiếp trên các máy tính Windows/ Mac, không khó để cài đặt Keep như một phần mềm. Tuy vậy, cá nhân mình cho rằng điều này không thực sự cần thiết. Đồng thời, Google Keep cũng chỉ mất 1 giây để đồng bộ hóa tất cả ghi chú hay dữ liệu trên các thiết bị của bạn (tất nhiên phải đăng nhập cùng một tài khoản Google).

Giao diện sử dụng Google Keep: đơn giản và dễ dùng

Đây đều là những ưu điểm vượt trội của Keep mà Reminders không thể có được. Mặc dù hai ứng dụng này không có quá nhiều khác biệt về tính năng nhưng mình thực sự gặp phải khó khăn trong quá trình đồng bộ hóa dữ liệu vì Reminders chỉ hỗ trợ các thiết bị của Apple mà thôi. Hơn thế nữa, vấn đề với tài khoản iCloud hay tốc độ đồng bộ không đồng đều cũng là một số hạn chế khác của Reminders mà mình không hài lòng.

Kết hợp hài hòa tính năng đơn giản và nâng cao

Trong Google Keep, bạn chỉ cần chọn Tạo ghi chú... (trên điện thoại là biểu tượng dấu cộng) rồi nhập ghi chú của mình, ứng dụng sẽ tự động lưu tất cả. Như vậy chúng ta sẽ không phải nhập lại từ đầu trong tình huống lỡ tay thoát ứng dụng. Hơn nữa, toàn bộ bản ghi chú của bạn đều có thể được Sao chép vào Google Tài liệu hoặc Gửi qua ứng dụng khác trên các thiết bị di động.

Ở mỗi bản ghi chú, bạn có thể Thêm hình ảnh và Thêm bản vẽ để chú thích cho nội dung của mình. Ngoài ra, các bản ghi chú cũng dễ dàng được đánh dấu như một lời nhắc với tính năng Nhắc tôi. Bản thân mình cảm thấy tính năng này rất thuận tiện, người dùng có thể thiết lập ngày, giờ, thậm chí là cả địa điểm cụ thể (những địa điểm có trên Google Map), giúp tránh được vô số trường hợp quên lịch hẹn, trễ giờ học,…

Một tính năng tiện lợi khác của Google Keep là chèn Hộp kiểm (Checkboxes) để tạo các Danh sách mới. Nó tạo cảm giác như khi bạn đang liệt kê thủ công danh sách các việc cần làm hay các nguyên liệu cần mua, làm đến đâu gạch đi đến đó để không sót bất cứ nhiệm vụ nào.

Google Keep có một số tính năng vượt trội hơn hẳn dành cho phiên bản trên các thiết bị di động. Nổi bật trong số đó là trích xuất văn bản từ hình ảnh bằng công nghệ OCR. Hiểu một cách đơn giản, bạn chụp ảnh rồi nhấn vào Tải chú thích hình ảnh (Grab image text), Keep sẽ quét hình ảnh đó và cho ra văn bản chữ ở ô Tạo ghi chú của bạn. Với cách này, chúng ta có thể lưu thông tin từ các tài liệu sách, báo giấy dưới dạng văn bản điện tử một cách nhanh chóng, đầy đủ và dễ dàng, đặc biệt phù hợp với các học sinh và sinh viên thường xuyên phải tìm thông tin để làm báo cáo, dự án,… Thêm nữa, Keep còn hỗ trợ tạo bản ghi chú tiện hơn thông qua Thu âm giọng nói. Nếu chất lượng hình ảnh và thu âm của bạn tốt thì hai tính năng này sẽ trả về kết quả gần như là chính xác hoàn toàn.

Sau khi bạn chuyển những ghi chú không cần thiết nữa vào Thùng rác, chúng sẽ được lưu trữ trong vòng 7 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Ngược lại, nếu bạn chưa chắc chắn có nên xóa những ghi chú đó hay không, hãy sử dụng tính năng Lưu trữ trên Google Keep. Thao tác này vừa đảm bảo các dữ liệu của bạn sẽ không biến mất hoàn toàn, vừa giúp dọn dẹp, sắp xếp giao diện sao cho gọn gàng và không bị rối mắt.
Cái hay cuối cùng của Keep mà mình muốn chia sẻ với các bạn chính là tính năng Cộng tác viên. Bạn chỉ tốn vài giây điền địa chỉ email để mời bạn bè, gia đình, đồng nghiệp đóng góp thêm vào danh sách các công việc chung mà mọi người cần phải bàn bạc và xây dựng với nhau. Mình quả thực đã rất ấn tượng khi tìm thấy tính năng này của Keep. Và có lẽ đây cũng chính là lý do vì sao Google Keep luôn khẳng định được vị trí số một của mình giữa hàng trăm, hàng nghìn ứng dụng nhắc việc ngoài kia!

Hệ thống phân loại và tìm kiếm thông minh

Thiết kế giao diện của Google Keep khá tối giản, tùy vào thói quen sử dụng mà chúng ta có thể cài đặt chế độ xem sáng hay tối, theo kiểu danh sách hay kiểu lưới. Trên nền giao diện đó, mỗi bản ghi chú sẽ được người dùng tự ý phân loại bằng cách Thay đổi màu hoặc gán riêng các nhãn khác nhau với tính năng Chỉnh sửa nhãn. Ngoài ra, khi bạn có những ghi chú quan trọng thì hãy sử dụng Ghim ghi chú để đặt chúng lên vị trí ưu tiên, tránh tình trạng bỏ sót hoặc quên lãng công việc.

Hệ thống phân loại rõ ràng nên việc tìm kiếm các bản ghi chú trên Google Keep cũng khá dễ dàng. Gõ những từ khóa liên quan lên thanh Tìm kiếm là cách quen thuộc nhất chúng ta thường làm. Tuy nhiên, Google Keep đã biến việc tra cứu dữ liệu trở nên đơn giản hơn bằng cách nhóm chúng thành từng loại: lời nhắc, bản vẽ, danh sách, hình ảnh, link URL; hoặc nhóm theo màu sắc mà bạn đặt cho mỗi ô ghi chú. Đặc biệt hơn cả, ứng dụng Keep trên điện thoại còn hỗ trợ phân loại dữ liệu dựa trên nội dung các bản ghi chú của bạn một số nhóm thích hợp như: sách, đồ ăn, phim ảnh, địa điểm, du lịch,…

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của mình về Google Keep sau một thời gian dài sử dụng. Mình tin rằng ứng dụng này chắc chắn sẽ không khiến bạn phải thất vọng. Tuy vậy, đây cũng chỉ là những lời nhận xét đến từ trải nghiệm cá nhân và chỉ mang tính tham khảo. Còn liệu nó có phù hợp với những nhu cầu sử dụng của bạn không? Bạn phải tự thử nghiệm thì mới biết được.

• Link đăng ký Google Keep:
  • https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.keep&hl=en
  • https://apps.apple.com/us/app/google-keep-notes-and-lists/id1029207872
• Chuyên mục chia sẻ: Câu chuyện trải nghiệm